Làm sao để giám sát nhân viên sử dụng Internet?

Nguồn tham khảo: tải xuống phần mềm quản lý nhân sự bằng excel

Làm sao để giám sát nhân viên sử dụng Internet?

(HR) Trên cương vị nhà quản lý, một trong các nhiệm vụ của bạn là giám sát hoạt động của viên chức ảnh hưởng tới Internet, từ việc gửi e-mail và các tin nhắn (messenger) cho đến việc ghé thăm các trang web trong giờ làm việc.Và sau đó thông tin với họ - một cách chân thực và đầy đủ nhất - về những gì bạn đã làm và vì sao bạn lại phải làm như vậy.

Bây giờ, đây là một vấn đề mà nhiều nhà quản trị công ty phải đối mặt. Các thiết bị giám sát viên chức - được biết nhiều như “spyware” - đang trở thành quyến rũ, giá rẻ và dễ sử dụng. Giá trị của các thiết bị này nằm ở chỗ gia tăng tính bảo mật; giảm thiểu các hành vi không đúng mực của viên chức trong giờ làm việc; tránh rò rỉ các thông tin mang tính cạnh tranh,....

Ngoại giả, nhiều nhân sự lại coi đây như một hành vi xâm phạm đến quyền cá nhân. Nếu kế hoạch giám sát không được giảng giải rõ ràng, đơn vị can thiệp quá sâu vào sự riêng tây của nhân viên, thì hiệu quả công tác của họ sẽ giảm sút và có thể những viên chức tốt sẽ rời bỏ, thậm chí các vụ kiện cáo sẽ xảy ra.

Vậy lời giải đáp cho bài toán giám sát viên chức sẽ phải như thế nào? Liệu đó có phải là một nhiệm vụ bất khả thi? Dưới đây là những đánh giá sơ bộ và một đôi chiến lược thực thi giám sát hoạt động của nhân viên thúc đẩy tới internet.

Việc sử dụng Internet tại công sở đang gia tăng và kéo theo đó là sự ra đời của một loạt các phần mềm giám sát

Một nghiên cứu của tổ chức phi lợi nhuận Privacy Foundation gần đây cho thấy tại Mỹ có đến 31% nhân sự tróc nã cập Internet và kiểm tra hòm thư điện tử thường xuyên tại văn phòng làm việc. Con số này trên toàn thế giới là khoảng 12%. Thành thử, số lượng các cơ quan tiến hành giám sát việc sử dụng e-mail và Internet của các viên chức cũng gia tăng mau chóng. Không ít cơ quan đã phải sàng lọc và khoá các trang web không thích hợp.

Rõ ràng, việc gia tăng các hoạt động giám sát không chỉ vì mối lo an ninh mà phần đông là vì hiện tượng nhân viên lạm dụng tróc nã cập Internet trong giờ làm việc cho các nhu cầu riêng tư. Vì nhu cầu kinh doanh, các đơn vị buộc phải cho phép nhân sự truy hỏi cập Internet tốc độ cao. Song bên cạnh những tác dụng tích cực, nhiều tác hại đã nảy sinh. Và các doanh nghiệp buộc phải giám sát hoạt động này để tránh việc nhân sự truy vấn cập những trang web khiêu dâm, cờ bạc hay làm các công việc cá nhân khác ưng chuẩn Internet và e-mail.

Có cung ắt có cầu. Hiện nay, các sản phẩm giám sát viên chức là rất đa dạng về tính năng, từ đơn lẻ cho đến toàn diện. Ví dụ, phần mềm Websense Enterprise của hãng Websense có thể lọc các trang web theo đề xuất. Cũng như vậy, phần mềm Clearswift MIMEsweeper là một sản phẩm phổ thông để kiểm tra e-mail.

Phần mềm WinWhatWhere của hãng TrueActive Software có thể giám sát mọi e-mail, tin nhắn messenger và các văn bản   tài liệu   được gửi đi/nhận về, cũng như mọi động tác gõ bàn phím trên chiếc máy tính có cài đặt phần mềm. Bản cập nhật mới nhất còn có chức năng ghi lại hình ảnh trên webcam, chụp ảnh màn hình và đọc các phím gõ đa tiếng nói. Richard Eaton, sáng lập viên kiêm giám đốc công nghệ của TrueActive Software, cho biết khoảng 80% khách hàng của hãng là các cơ quan, còn lại là các doanh nghiệp chính phủ, hoặc cha mẹ giám sát con cái, vợ giám sát chồng.
Đạt được một sự thăng bằng ăn nhập

Theo nhiều nhà phân tích, mặc dù mối quan tâm hàng đầu của nhiều doanh nghiệp bây giờ là việc sử dụng các phần mềm giám sát nhân viên, “nhưng họ sẽ phải thông tin với các nhân viên về những điều họ làm và giải thích lý do tại sao”, - Michael Gartenberg, giám đốc nghiên cứu tại hãng Jupiter Research, cho biết.

“Các viên chức cần phải hiểu đó là quyền của chủ sử dụng lao động nhằm bảo vệ hoạt động kinh doanh khỏi những rủi ro hay gian lận”, Gartenberg nói, “Song, về phía các chủ sử dụng lao động, họ cũng phải giám sát theo một cách phù hợp nhất để bảo đảm sự thăng bằng hợp lý khỏi làm mất niềm tin của các nhân sự đối với mình”.

Theo Ann Meany, chuyên gia sản vấn   nhân viên   cho hãng Watson Wyatt Worldwide thì trước khi bạn mua sắm bất cứ phầm mềm hay thiết bị giám sát nhân viên nào, hãy giải đáp những câu hỏi dưới đây:

- Bạn sẽ dùng phần mền này để giải quyết một vấn đề, một mối quan tâm hay thuần tuý chỉ xuất phát từ một sự hình dong nào đó? “Việc giám sát nhân viên chỉ vì những mong muốn và thị hiếu tạm sẽ không phải là lý do phù hợp”, Meany cho biết. Những l‎ý do đúng đắn có thể là: an ninh và an toàn cho viên chức, các vấn đề liên quan tới quậy phá tình dục, hoặc những mối quan ngại tác động tới ăn lận, điệp báo viên,...

- Đây có phải là một việc phù hợp với văn hóa đơn vị? Trong một đơn vị doanh nghiệp nghiên cứu phát triển, công việc của các viên chức mang tính độc lập cao thì việc giám sát chặt chẽ có thể gây ra nhiều tác hại hơn là những kết quả hăng hái. Cũng như vậy, Meany chỉ ra rằng nếu doanh nghiệp của bạn xây dựng những kế hoạch giữ chân viên chức chuẩn y các đặc quyền cụ thể như các dịch vụ về giặt là, chăm chút vật nuôi, chăm sóc trẻ thơ,..., Bạn phải chấp thuận rằng các viên chức sẽ dành một phần thời gian nào đó trong ngày làm việc để phục vụ các công việc cá nhân.

Nếu bạn nhận được những câu trả lời hăng hái, tiếp theo, hãy tuân thủ theo năm lời khuyên sau đây trong việc giám sát các nhân sự:

1. Thông báo trước kế hoạch giám sát của bạn và nhận phản hồi từ phía các viên chức

Bạn nên giảng giải cho các nhân viên biết về phần mềm giám sát và những thông báo mà nó có thể đem lại cho nhà quản trị mạng và một số nhà quản lý khác. (Tỉ dụ, phần mềm WinWhatWhere có thể gửi hàng trăm bản báo cáo khác nhau về việc sử dụng máy tính tới địa chỉ e-mail của người đề xuất).
Cách thức bạn giới thiệu và biểu lộ cho các nhân sự biết về kế hoạch giám sát là rất quan yếu. Trừ khi bạn có thể nói rõ ràng những ích lợi cụ thể, chả hạn như gia tăng hiệu suất làm việc, tăng cường chừng độ an toàn và giảm thiểu các mối lo ngại về ăn gian nội bộ hay những rủi ro khác, còn bằng không hãy sẵn sàng đón nhận những phản ứng mạnh mẽ từ phía các nhân viên.. Và nếu bạn không đưa ra bất cứ thông báo nào trước, thì bạn hoàn toàn có thể bị buộc phải đối đầu với một vụ kiện cáo sau đó.

2. Có hướng dẫn rõ ràng và cụ thể về những hành vi nào là chẳng thể được ưng ý

Việc vạch ra mọi cảnh huống có thể xảy ra là không thể thực hiện được. Nhưng nếu bạn lên kế hoạch để lọc ra một đôi trang web nhất mực, chẳng hạn như trang web khiêu dâm, bài bạc hay thậm chí cả những trang web   tuyển dụng   khác, thì không có lý do gì để bạn giấu giếm điều này với các nhân viên.

“Sự quá chú trọng vào việc khoá các trang web vô dụng có khá tốn kém”, Meany cho biết, “Nhưng mỗi đơn vị phải tự quyết định việc này sao cho thích hợp nhất với yêu cầu công tác đề ra”. Vấn đề chính nằm ở chỗ các viên chức sẽ làm việc tốt hơn và có bổn phận hơn nếu bạn hướng dẫn cụ thể, rõ ràng cho họ về những hành vi không ăn nhập. Các viên chức sẽ biết khi nào mình vi phạm các quy định của công ty.

Rưa rứa như vậy với e-mail cá nhân hay tin nhắn messenger. Có thể nhiều nhân viên không nhận ra rằng các tin nhắn cá nhân, không được mã hoá của họ có thể bị giám sát. Bạn hãy thông báo cho họ biết điều này.

3. Hãy trình bày sự tôn trọng nhu cầu cá nhân và thời gian của viên chức

Nếu doanh nghiệp của bạn là nơi mà các nhân sự thường xuyên phải làm ngoài giờ, bạn cần thông cảm và biểu đạt sự thiện ‎ý với một đôi hoạt động cá nhân trong giờ làm việc.

Nếu công việc trong cơ quan trường xuyên trong tình trạng quá vận chuyển đối với nhân sự, nên cho phép họ có một khoảng thời kì riêng tư một mực thì hiệu suất công việc chung sẽ tốt hơn.

4. Cân bằng hợp lý giữa an ninh và quyền riêng tây

Nếu một nhân sự lãng tổn phí một lượng lớn thời gian của họ vào những hoạt động vô dụng trên internet, có nghĩa bạn đã   tuyển dụng   không xác thực.

Rõ ràng rằng hoạt động giám sát không chỉ đơn thuần để biết xem liệu có ai đó có đang chỉnh sửa lại bản sơ yếu l‎ý lịch để gửi tới một đơn vị khác lớn hơn hay không mà còn để bảo vệ cơ quan khỏi sự rò rỉ những thông báo nội bộ cho giới báo chí hoặc cho các đối thủ cạnh tranh, hạn chế những hacker hay kẻ viết virus nội bộ, tránh những hành động quấy nhiễu tình dụng hoặc các hành vi không mấy ăn nhập, hay thậm chí là an ninh của cả nhà nước.

Song bạn cần nhớ kỹ rằng sự thái quá trong hoạt động giám sát nhân sự có thể dẫn tới nhiều kết quả trái ngược - chẳng hạn như có thể là bằng chứng chống lại doanh nghiệp bạn trong những vụ kiện cáo pháp lý có ảnh hưởng.

5. Tuyển dụng những người bạn có thể tin cậy

Việc này bao giờ nói cũng dễ hơn làm, đặc biệt khi công ty bạn đang trong giai đoạn tăng trưởng mạnh hay là cần tuyển dụng hàng trăm nhân viên mỗi năm. Mặc dầu vậy, những nhân sự đáng tin cậy sẽ rất đơn giản để giám sát - và hơn nữa thậm chí không cần phải giám sát - hơn là những người bạn không thể tin cậy.

Hy vẳng rằng với một sự cân nhắc thấu đáo mọi góc cạnh trước khi tiến hành giám sát việc sử dụng Internet trong đơn vị, bạn sẽ đạt được những kết quả hăng hái. Khi đó một mặt, bạn có thể hạn chế, loại bỏ những ăn lận, rủi ro kinh doanh hay những hành vi thiếu phù hợp, mặt khác, bạn có thể gia tăng đáng kế hiệu suất và tinh thần làm việc của các viên chức.

Quantri.Vn

Share on Google Plus

About Nguyen Hung Cuong

This is a short description in the author block about the author. You edit it by entering text in the "Biographical Info" field in the user admin panel.