Quy trình đào tạo nguồn nhân lực
Qúa trình Đào tạo: Qúa trình Đào tạo được thực hiện qua 4 bước:
Bước 1: Xác định nhu cầu Đào tạo
Bao gồm:
-Đánh giá nhu cầu đào tạo
-Xác định nhu cầu cụ thể cho đào tạo.
"Đánh giá nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập và phát triển thông tin để làm rõ nhu cầu cải thiện khả năng thực hiện công việc và xác định liệu đào tạo có thực sự là giải pháp thiết thực?”.
Đánh giá nhu cầu đào tạo để loại trừ những chương trình đào tạo không thích hợp, để nhận biết những nhu cầu đào tạo thích hợp còn chưa được đáp ứng và để xác định mục tiêu đào tạo cho các chương trình được vạch ra.
Khi đánh giá nhu cầu đào tạo người ta thường bắt đầu từ quan điểm cho rằng kết quả làm việc tồi nên phải đào tạo. Hầu như các công ty chỉ nhận dạng các nhu cầu đào tạo theo phản ứng đối với các vấn đề khi chúng nảy sinh. Tuy nhiên, hiệu quả làm việc không như mong muốn của nhân viên do nhiều nguyên nhân; có những nguyên nhân liên quan đến đào tạo và có cả những nguyên nhân không liên quan đến đào tạo.
Các lý do dẫn đến kết quả làm việc tồi:
&Middot;Các lý do cá nhân mà công ty không thể kiểm soát được :
-Khả năng trí tuệ
-Khả năng thể lực
-Sự ổn định về tinh thần , tình cảm
-Hoàn cảnh gia đình và bản thân
-Sức khỏe
&Middot;Các lý do về mặt tổ chức mà cá nhân không thể kiểm soát được :
-Công việc hiện tại
-Sự thay đổi công việc
- lương
-Không có đào tạo
-Thiếu đầu tư và máy móc
-Thiếu các điều kiện làm việc
-Không có kế hoạch
-Quản lý kém
-Vị trí làm việc và đi lại khó khăn.
Các lý do cá nhân nảy sinh do sự không phù hợp với công việc và tổ chức :
-Thiếu hiểu biết về công việc
-Có cảm giác được đối xử không công bằng
-Thiếu sự khuyến khích động viên
-Có sự xung đột hay va chạm cá nhân với các thành viên trong nhóm hay với người giám sát.
-Thiếu tự tin hay quá tự tin
-Các chương trình đào tạo không phù hợp.
Những biểu hiện của nhu cầu đào tạo:
Về phía nhân viên :
-Mức độ lãng phí cao, năng suất lao động thấp.
-Xảy ra nhiều tai nạn lao động.
-Làm việc mất quá nhiều thời gian.
-Tỉ lệ vắng mặt cao ( chán , sợ công việc )
-Qúa nhiều sự phàn nàn của khách hàng.
Với người quản lý :
-Tỉ lệ nghỉ việc quá cao (không hài lòng với công việc).
-Làm việc mất quá nhiều thời gian.
-Tinh thần làm việc sút kém.
-Thiếu sự hợp tác từ phía nhân viên (đây là điều quan trọng nhất cần đào tạo người quản lý ngay tức khắc).
Tất nhiên đào tạo không chỉ vì lý do kết quả làm việc tồi mà có thể vì những mục đích cụ thể của quá trình đào tạo.
Các nguồn thông tin đánh giá nhu cầu đào tạo:
&Middot;Kế hoạch phát triển của công ty
&Middot;Các ghi chép về nhân viên
&Middot;Các báo cáo đánh giá kết quả công việc
&Middot;Các bản mô tả công việc
&Middot;Sự phàn nàn và phản ứng của khách hàng
&Middot;Các sai sót hay lỗi lầm
&Middot;Các báo cáo về tai nạn
Các nguồn thông tin trên cần được phân tích kỹ nhằm thấy được sự cần thiết phải đào tạo và đào tạo những kỹ năng gì.
Có 3 cách tiếp cận để đánh giá nhu cầu đào tạo:
+ Phân tích ở mức độ tổ chức: Bao gồm các phân tích sau đây:
-Sự ủng hộ và hỗ trợ của giới quản lý và đồng sự
-Chiến lược của tổ chức
-Các nguồn lực cho đào tạo
Sự thành công của các chương trình đào tạo phụ thuộc quyết định vào quyết tâm của ban lãnh đạo tối cao. Không có ủng hộ và hỗ trợ của giới quản lý và đồng sự chắc chắn chương trình đào tạo sẽ phá sản. Có lẽ vì vậy, mà những lý do hay được viện ra nhất để cho rằng việc đào tạo thất bại là không có sự hỗ trợ về quản lý, không có khen thưởng cho những hành vi mới và học viên thiếu động cơ.
Phân tích ở mức độ tổ chức cho phép công tác đào tạo với chiến lược kinh doanh của tổ chức. Đào tạo được coi như giải pháp hỗ trợ một cách tích cực và có hiệu quả cho chiến lược kinh doanh.
Tất nhiên muốn các hoạt động đào tạo thực hiện tốt, tổ chức cũng cần có một nguồn lực thực sự để đáp ứng những nhu cầu cho hoạt động đào tạo.
+ Phân tích ở mức độ thực hiện:
-Phát triển danh mục các nhiệm vụ
-Nhận dạng kiến thức , kỹ năng , thái độ cần thiết cho công việc
Việc phân tích ở mức độ thực hiện sẽ cho biết loại công việc nào cần được đào tạo với yêu cầu kiến thức, ky năng, thái độ ở mức độ nào. Phân tích ở mức độ thực hiện công việc, nhiệm vụ còn giúp ta đơn giản hóa quá trình đào tạo, bởi nhiều khi có nhiều công việc có chung những yêu cầu năng lực thực hiện công việc giống nhau.
+ Phân tích ở mức độ cá nhân:
-Đánh giá kết quả công việc của cá nhân
-Đánh giá đặc tính cá nhân : kiến thức , năng lực , và thái độ
Đánh giá nhu cầu đào tạo theo cách tiếp cận khác nhau chỉ ra những vấn đề khác nhau trong công tác đào tạo.
+ Kỹ thuật đánh giá nhu cầu đào tạo: Người ta có thể sử dụng nhiều phương pháp để đánh giá nhu cầu đào tạo. Các phương pháp có thể là:
-Phỏng vấn Phiếu điều tra
-Kiểm tra Phân tích các vấn đề của nhóm
-Phân tích các báo cáo hoặc ghi chép Phân tích công việc và đánh giá kết quả công việc
Sau đây chúng ta có thể so sánh một số kỹ thuật đánh giá để thấy rõ cơ hội để người tham gia có thể tham gia, sự tham gia cần thiết của ban lãnh đạo hay giám sát viên, thời gian cần thiết, chi phí và quá trình đó có cung cấp những dữ liệu có thể định lượng hay không .
ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO
Bước 2: Lập kế hoạch Đào tạo
Thực chất của giai đoạn này là lên kế hoạch và phát triển chương trình đào tạo. Để thành công cần phải:
-Xác định các mục tiêu và các điều kiện ràng buộc
-Kết hợp 3 yếu tố của sự thành công: thiết kế, phổ biến và hậu cần.
-Xác định chiến lược tối ưu
-Lập kế hoạch tổng quát.
Khi lên kế hoạch tổng quát phát triển quá trình đào tạo các nội dung bao gồm:
&Middot;Quan điểm của Lãnh đạo về đào tạo.
&Middot;Tên của chương trình đào tạo.
&Middot;Các mục tiêu của chương trình đào tạo (các mục tiêu phải cụ thể và có khả năng đo lường được).
&Middot;Nội dung cụ thể của chương trình đào tạo.
&Middot;Thứ tự giảng dạy và tài liệu hướng dẫn.
&Middot;Xác định nhu cầu, đối tượng đào tạo.
&Middot;Ai thực hiện đào tạo, thời gian, chi phí.
&Middot;Hình thức, phương pháp đào tạo.
&Middot;Chính sách môi trường sau đào tạo.
Khi thiết kế chương trình đào tạo người ta phải chú ý đến nhiều yếu tố:
1). Nội dung đào tạo:
-Học các kỹ năng cơ bản hay kiến thức cơ bản
-Học kinh nghiệm hay học từ lý luận sách vở
-Phân loại rõ kiến thức được đào tạo (cơ sở, cơ bản, kỹ thuật chuyên sâu, riêng có của công ty …).
2). Các nguyên tắc của học:
Học là mục tiêu của bất kỳ nỗ lực đào tạo nào. Học tập là việc diễn ra ngay trong bản thân người học và nó là cái cá nhân của người ấy. "Học tập chỉ xảy ra khi một cá nhân cảm thấy có nhu cầu, thể hiện những nỗ lực của mình để thỏa mãn nhu cầu đó, và có được những thỏa mãn với kết quả của nỗ lực đó”. (After Leagans, 1971).
Học liên quan đến sự thay đổi. Sự thay đổi diễn ra trong bản thân người học, giúp cho cá nhân người học thích ứng tốt hơn với môi trường cụ thể.
Để đào tạo có hiệu quả phải chú ý các nguyên tắc học sau đây:
-Phản hồi: thông tin ngược thông báo kết quả cho học viên kết quả của họ.
-Thực hành: nhằm cải thiện một phản xạ một thói quen làm việc.
-Sự thích hợp: nói lên ý nghĩa của quá trình đào tạo với học viên.
-Sự tham gia : nói lên sự tích cực tham gia của học viên vào quá trình đào tạo
-Ứng dụng những điều học được.
3) Đặc điểm của học viên:
-Số lượng của học viên cũng như khả năng của học viên cũng cần được cân nhắc trong thiết kế chương trình đào tạo.
4). Giới hạn của tổ chức:
Đó là các vấn đề: tài chính, cán bộ giảng dạy, thời gian, hoặc các phương tiện có thể chỉ ra liệu chương trình đào tạo có thể thực hiện tại chỗ hay lựa chọn khả năng từ bên ngoài .
5) Các phương pháp đào tạo:
Các phương pháp hay kỹ thuật đào tạo phù hợp với việc giảng dạy những nội dung đào tạo khác nhau.
Đào tạo tiếp nhận thông tin:
Các phương pháp đào tạo phù hợp với việc tiếp nhận thông tin bao gồm các bài giảng , các buổi thuyết trình , phim , video cũng như các chương trình hướng dẫn mà trong đó các thông tin có thể được trình bày hoặc trên giấy in , hoặc trên máy vi tính .
Đào tạo kỹ năng:
Các phương pháp đào tạo thích hợp với đào tạo kỹ năng bao gồm phương pháp đào tạo bằng công việc cụ thể như đào tạo bằng biện pháp hướng dẫn công việc (hay còn gọi là phương pháp: Nói, Chỉ dẫn, Làm, và Ôn luyện) và huấn luyện cũng như đào tạo sơ bộ, dạy nghề, và hướng dẫn bằng video.
Đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp:
Các phương pháp phù hợp với chương trình đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp bao gồm các hội nghị, thảo luận, đóng vai, xây dựng hành vi và huấn luyện nhạy cảm.
Huấn luyện khả năng ra quyết định và giải quyết vấn đề:
Các phương pháp phù hợp bao gồm: phương pháp phân tích, giải quyết tình huống, trò chơi kinh doanh.
Bước 3: Thực hiện Đào tạo
Mục tiêu của học tập và đào tạo là nhằm thay đổi Kiến thức, Hành vi và Thái độ của người học.
Ở mỗi mục tiêu và mức độ có những phương pháp phù hợp.
PHÂN LOẠI CÁC HÌNH HÌNH THỨC ĐÀO TẠO
Thực hiện quá trình đào tạo cần phải tìm ra các hình thức và các phương pháp thích hợp nhằm tối ưu hóa quá trình đào tạo. Có nhiều hình thức đào tạo được phân chia theo nhiều tiêu thức khác nhau:
Có nhiều phương pháp đào tạo và phát triển khác nhau. Tên gọi mỗi phương pháp có thể khác nhau, nhưng cách đào tạo và nội dung tương đối giống nhau. Chúng ta chú trọng đến các phương pháp có khả năng áp dụng tại Việt nam trong giai đoạn trước mắt cũng như trong tương lai.
Bước4: Đánh giá chương trình đào tạo:
Tiêu thức quan trọng nhất trong việc đánh giá chương trình đào tạo vẫn là hiệu quả làm việc của nhân viên có thay đổi theo hướng mong muốn hay không?
Do đó cần so sánh hiệu quả làm việc của nhân viên trước và sau khi được đào tạo để xác định liệu chương trình đào tạo có đáp ứng được các mục tiêu đào tạo hay không.
Trong đánh giá có thể đi vào các vấn đề cụ thể như sau:
-Phản ứng của người học (các học viên có cảm thấy đào tạo là bổ ích hay không?
-Kết quả học tập (người học học được gì?)
-Ap dụng kết quả học tập (người học có thay đổi hành vi và cách làm của họ trong công việc hay không?).
-Những hành vi đã thay đổi đó ảnh hưởng đến kết quả của tổ chức. (Kết quả đem lại từ đào tạo?).
-Các học viên có cảm giác tốt đẹp hơn về tổ chức hay công việc đó không ?(thái độ)
Để đo lường phản ứng của người học chúng ta có thể thăm dò ý kiến của họ thông qua phiếu điều tra đánh giá về khóa học.
P5media.Vn
Đánh giá nhân viên hiệu quả
Đánh giá nhân viên luôn được coi là hoạt động “chẳng đặng thì đừng” – các nhà quản lý cảm thấy e ngại khi phải đưa ra những kết luận đánh giá, còn nhân viên cũng không vui vẻ gì khi phải đón nhận chúng. Vậy làm thế nào để bạn vượt qua rào cản tâm lý này?
Dù ở bất cứ doanh nghiệp nào thì hoạt động đánh giá công việc của nhân viên cũng nhằm ba mục tiêu chính sau đây:
- Xem xét và kết luận một cách công bằng và khách quan về việc nhân viên có thực hiện nhiệm vụ theo đúng các yêu cầu đề ra hay không, từ đó thưởng công xứng đáng cho các cá nhân xuất sắc vì những cố gắng của họ trong công việc, đồng thời tìm ra những nhân viên yếu kém, thiếu năng lực hay chưa thực sự nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ được phân công.
- Dựa trên sự đánh giá của cấp quản lý, nhân viên có thể đặt ra cho mình những mục tiêu cụ thể nhằm nâng cao năng suất lao động và thăng tiến trong công việc. Đó cũng là dịp để các nhân viên kiểm điểm bản thân và tối ưu hóa quy trình hoạt động của mình để hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.
- Phát triển các mục tiêu nghề nghiệp giúp nhân viên theo kịp những yêu cầu của một tổ chức năng động. Việc này nhằm mục tiêu thúc đẩy năng lực của một nhân viên hiện tại, chứ không phải để nhân viên đó trở thành một người làm việc hiệu quả trong tương lai. Hơn nữa, ngày càng nảy sinh nhiều yêu cầu mới đối với công việc, do đó nhân viên phải được tạo điều kiện để phát triển cùng với công việc và tổ chức.
Bằng việc tập trung vào 7 nhân tố dưới đây, bạn có thể chuyển hoạt động đánh giá thành một trong những hoạt động quản lý quan trọng nhất ở công ty mình và thay đổi cái nhìn ác cảm của mọi người dành cho nó.
1. Sắp xếp lại các lĩnh vực then chốt
Hoạt động này sẽ là cơ hội tốt để các nhà quản lý và nhân viên sắp xếp và đánh giá lại các kết quả công việc chủ yếu, những gì mà mọi người phải chịu trách nhiệm. Đối với một nhà quản lý, công việc chủ yếu đó có thể là: sản xuất, chất lượng, chi phí, an toàn, nhân viên… Đối với một kỹ sư, có thể là: sữa chữa, bảo dưỡng, lắp đặt, cải tiến…
Đánh giá công việc được xem như bước tiếp theo của cuộc phỏng vấn tuyển dụng . Nếu cuộc phỏng vấn tuyển dụng bắt đầu bằng việc nhìn nhận các yếu tố then chốt của công việc và các kỹ năng cá nhân, thì hoạt động đánh giá công việc sẽ xem xét và xác định yếu tố then chốt nào cần phải thay đổi, đồng thời nhân viên cần đến những kỹ năng gì để tiến hành sự thay đổi này.
2. Kiểm tra công việc hiện tại của nhân viên
Trên cương vị nhà quản lý, việc dành thời gian để xem xét lại hoạt động trước đây của nhân viên là bước đi cần thiết giúp bạn hoạch định kế hoạch cho tương lai. Việc này giúp chúng ta có thể suy nghĩ và đánh giá lại mọi việc, xem xét nên chấm dứt hay cứ tiếp tục như trước đây. Như vậy, hoạt động đánh giá nên là một phần của quy trình quản lý.
Hal Leavitt, giáo sư thuộc Đại học Chicago, cho rằng thái độ làm việc của nhân viên sẽ được cải thiện tương xứng với mức độ chính xác của các phản hồi mà họ nhận được, cả tích cực lẫn tiêu cực. Khi nhân viên không chắc chắc về chất lượng công việc của mình, họ sẽ thường xuyên tự đặt ra những giả định tồi tệ nhất, niềm tin của họ cũng sa sút và sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng nhiệm vụ mà họ thực thi. Có thể so sánh điều này với một vận động viên: một khi không thể đếm được số cú đánh của mình, người chơi golf sẽ chỉ ra sân golf để đi bộ.
3. Trao đổi thông tin
Hoạt động đánh giá nên được lên kế hoạch thời gian một cách cẩn thận sao cho phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty. Bạn cũng có thể sử dụng cuộc phỏng vấn đánh giá như một dịp để trao đổi thông tin giữa các cá nhân với nhau về:
- Toàn cảnh bức tranh lớn: Công ty đã hoạt động như thế nào trong suốt thời gian qua và sẽ đạt được những gì trong tương lai.
- Những thay đổi quan trọng có thể ảnh hưởng đến từng cá nhân và toàn thể công ty.
- Các cơ hội kinh doanh cho công ty trên thị trường.
- Các kế hoạch chi tiết có ảnh hưởng đến nhân viên.
Việc trao đổi các thông tin này luôn thiết thực và có ảnh hưởng lớn đến động cơ làm việc của nhân viên.
4. Nhận ra những công việc hiệu quả hơn cả.
Đôi khi nhà quản lý dành ra quá nhiều thời gian để giải quyết mâu thuẫn nội bộ và xử lý các nhân viên có vấn đề. Hoạt động đánh giá sẽ cho phép các nhà quản lý khôi phục lại thế cân bằng và nhận ra ai là “người anh hùng” thực sự trong tập thể. Để tìm ra những cá nhân đó, bạn hãy nhìn lại toàn bộ nhân viên để xem:
- Ai là người ít nghỉ việc nhất?
- Ai là người không bao giờ nói “Không”?
- Ai là người chịu được sức ép công việc?
- Ai là người hoàn thành công việc đúng hạn?
- Ai là người thể hiện tính tiết kiệm?
- Ai là người luôn sẵn lòng giúp đỡ người khác?
- Ai là người thực sự không cho rằng bạn đã quên họ có mặt ở đó?
- Ai là người không từ chối bất kỳ công việc gì nhằm hỗ trợ đồng nghiệp?
- Ai là người giảm nhẹ các xung đột và xây dựng tinh thần làm việc tập thể?
- Ai là người luôn tiếp tục công việc ngay cả khi lãnh đạo đi vắng?
- Ai là người tránh xa sự nổi tiếng?
- Ai là người không bao giờ để mất lòng tin?
5. Xây dựng niềm tin.
Quy trình đánh giá là cơ hội đem lại cho mọi người những nhìn nhận thấu đáo về chất lượng công việc mà họ đang thực hiện. Điều này sẽ chuyển thành sức mạnh và xây dựng được lòng tin của các nhân viên. Để mọi người cùng suy nghĩ về những điểm mạnh http://blognhansu.Net của họ, bạn hãy đưa ra một số câu hỏi dưới đây:
- Bạn cho rằng mình hoàn thành công việc nào tốt nhất trong năm nay?
- Điều gì khiến bạn có cảm giác hứng khởi khi thực hiện?
- Đâu là thời gian thoải mái nhất đối với bạn?
- Bạn cảm thấy thoả mãn nhất về điều gì?
- Bạn thực hiện công việc nào nhanh nhất?
- Bạn muốn dành thêm thời gian cho công việc gì?
- Bạn nghĩ các điểm mạnh của mình là gì?
6. Xây dựng mối quan hệ thân thiện giữa người sử dụng lao động và người lao động.
Mối quan hệ chủ - thợ là mối quan hệ then chốt và có ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc hoàn thành. Khi mối quan hệ này trở nên xấu đi, công việc sẽ có chiều hướng đi xuống, và ngược lại. Hoạt động đánh giá, vì vậy, là một cơ hội quan trọng để bạn áp dụng một vài nỗ lực nhằm cải thiện mối quan hệ này.
7. Hoạch định cho tương lai.
Sau khi xem xét và đánh giá hoạt động của nhân viên, bạn sẽ cần đến một kế hoạch đánh giá mới cho tương lai. Đây là kế hoạch đánh dấu điểm kết cho quy trình đánh giá, bao gồm:
- Những kế hoạch hành động tức thời của cả nhà quản lý lẫn nhân viên.
- Những kế hoạch liên quan đến phương pháp giải quyết vấn đề để đối phó với những lực cản của sự phát triển.
- Những kế hoạch liên quan tới những gì mà nhân viên mong muốn đẩy mạnh.
- Những kế hoạch phát triển dựa trên các tiềm năng đã được nhận diện.
- Những kế hoạch nghề nghiệp dựa trên sự tương thích giữa cơ hội của công ty và sự phát triển của nhân viên.
- Những kế hoạch suốt đời.
Nhìn chung, đánh giá công việc nên là hoạt động có sự tham gia của tập thể. Không ai biết rõ công việc hơn chính những người đang thực hiện nó. Bằng việc chuyển hoạt động đánh giá đơn phương thành các cuộc thảo luận thực sự, bạn có thể biết được những thông tin hữu ích giúp các nhân viên hoàn tất công việc của mình trong tương lai. Trước mỗi cuộc thảo luận, bạn hãy để nhân viên tự đánh giá về bản thân mình. Mặc dù bạn có thể cho rằng các nhân viên sẽ lợi dụng việc này để đánh giá quá cao về mình, nhưng thực tế đã cho thấy nhân viên thường nghiêm khắc hơn nhiều so với các nhà quản lý trong việc đánh giá này.
Hoạt động đánh giá có thể được xem như một tác nhân kích thích lòng nhiệt tình của nhân viên. Đó là những gì mà các nhà quản lý cần thực hiện để chứng minh năng lực lãnh đạo của mình. Còn đối với nhân viên, mỗi lần đánh giá là một sự kiện đáng ghi nhớ trong cuộc sống của họ. Với 7 bước trên, bạn sẽ tạo ra cho các nhân viên những ngày vui thực sự.
(Customer service manager)
0 nhận xét:
Đăng nhận xét